公務員の仕事のひとつに“資料作成”という仕事があります。文字どおり資料を作成する仕事です。私も一般職(いわゆるヒラです。)の時は目的も用途も確認せずに、ただ上司(多くは係長です。)からの指示どおりに作成していました。資料の用途も様々です。主な用途は、課内での会議用、他課との調整用、議会への提出用、議会提出の議案(条例(国で言う法律ですね。)、予算案など)の手持用などなど。資料の種類によっては気の遠くなりそうな膨大な元資料(台帳や根拠法令など)に目を通すため莫大な時間を要することがあります。特にはじめて作成する資料の場合は、エネルギーが必要になります。

 はじめて作成する場合がどんな場合かと申しますと・・・・。選択肢が複数あってトップに判断を求めるとき、新規の事業を企画して企画担当に説明するときや事業が採択されて財政担当に予算要求するとき、実施した新規事業の必要性を検証するため議員さんから請求があったときなど。新規の事業を企画して作成する場合は、先に同様の事業を実施してそうな自治体・・・先進自治体、先進市といった言い方をします。どの自治体を選ぶかは国の資料や検索ワードで検索し該当しそうなら間髪いれず連絡し確認してデータで送付してもらう事で時間短縮になります。めんどうなことに仰々しい依頼文書なるものが必要になる場合もあります。あ~めんどくさい。と言いたくなる。

 特に気を遣うのは、議会へ提出する場合です。誤字・脱字は当然NGです。程度にもよりますが、そんなことがあれば大変なことになり、あちこちからお叱りを受けるといった羽目になります。途中で見直し、完成してからも念には念を入れ読み合わせ(原稿をひとりの職員が読み別の職員が目で追っていくという作業です。)をします。それでようやく資料として活用されるといった具合です。過去にはエクセルで合計した表を電卓で検算するという?????な経験をしたこともあります。当時は世間のことも知らない紅顔の美少年でしたから言われるままに従っていましたが、ナンセンス極まりない。見直しは必要ですがいい意味で割り切りも必要かと。それとあまり複雑な資料は作成しないことが肝心ですね。